Manual de usuario — CRM Vintalune

Versión del CRM: 2.2.2 · 25 de octubre de 2026

Cómo usar este manual

Cada persona ve solo las pestañas de su nivel. Lee la sección Para todo el equipo y después la de tu nivel. Este manual está siempre dentro del CRM: tu nombre (arriba a la derecha) › 📖 Manual de usuario, con el botón para descargarlo en PDF.

Los permisos los revisa el servidor: si alguien escribe a mano la dirección de una pantalla que no le toca, el CRM no la muestra.

Para todo el equipo

Entrar y salir

• Entras con tu usuario y contraseña. Si marcas "Mantener la sesión abierta en este equipo", dura 30 días; si no, 12 horas.
• Después de 5 intentos fallidos, el acceso se bloquea 15 minutos.
• Si tu usuario es nuevo o te dieron una contraseña temporal, el CRM te pide crear la tuya al entrar. Debe tener al menos 8 caracteres, con letras y números.
• Cerrar sesión: toca tu nombre (arriba a la derecha) › ↩ Cerrar sesión.

Olvidé mi contraseña

• Si tienes correo de recuperación, usa "¿Olvidaste tu contraseña?" en la pantalla de entrada. El enlace que llega vale 30 minutos y sirve una sola vez.
• Si no tienes correo, pídele a la superadministradora una contraseña temporal.

Menú de tu nombre (arriba a la derecha)

• 👤 Mi perfil y contraseña: cambiar tu contraseña (al cambiarla se cierran tus sesiones en otros equipos) y guardar tu correo de recuperación.
• 📖 Manual de usuario: abre este manual y lo descarga en PDF.
• 📲 Instalar en este dispositivo · 🔔 Activar notificaciones · ↩ Cerrar sesión.

Barra de arriba

• ✦ Asistente (no lo tienen las vendedoras): pregúntale en palabras sobre el negocio, por ejemplo "¿qué envíos están atrasados?". Cada nivel solo consulta lo suyo. Si te propone una acción, como avisarle a una vendedora, no hace nada hasta que tú la confirmes.
• 🔔 Activar avisos: activa el sonido y la notificación de los avisos en ese equipo. Si ya están activos, no aparece.
• Tasa Bs: la tasa de la tienda. Tócala para ver la BCV y la Binance del día.
• 🙋 y un número (vendedoras y superadministradora): cuántas clientas necesitan a una persona. Tócalo para verlas.

Alertas y notificaciones

• Los avisos salen en la esquina de arriba de la pantalla, con botones para ir directo a lo que pasó: abrir el chat, ver envíos o ver existencias.
• Para que lleguen aunque tengas el CRM minimizado o el celular bloqueado, entra a tu nombre › 🔔 Activar notificaciones y acepta el permiso del navegador.
• Cada nivel recibe solo lo suyo: chats a la vendedora de esa clienta y a la superadministradora; envíos a superadministradora, administradora y logística; finanzas a superadministradora y administradora.

Usarlo en el celular

• Abre la dirección del CRM en el navegador del celular y toca tu nombre › 📲 Instalar en este dispositivo. Queda como una app con su ícono.
• En el celular, la ficha de la clienta se abre con el botón Ficha y se cierra con ×.
• Después de una actualización del CRM, recarga la página, o cierra y vuelve a abrir la app.

Vendedoras — Bandeja y Embudo

Ves tus chats y los que no tienen vendedora. Cuando abres o respondes un chat sin asignar, queda asignado a ti, y desde ese momento solo la superadministradora puede cambiar la vendedora.

Bandeja: listas de trabajo

• Buscador: filtra mientras escribes, por nombre, teléfono, ciudad o texto. No importan los acentos.
• Filtros:
  • Etapas y Etiquetas filtran la lista.
  • ⚙ Filtros agrega actividad (de 24 h a 30 días), quién atiende, precio, modelo, uso, talla, etiqueta, fecha y "solo sin precio".
  • ✕ Limpiar filtros los quita.
• Cada chat muestra su etapa, su vendedora y los mensajes sin leer.

Dentro del chat

• Etapa (debajo del nombre): tócala para mover la venta a otra etapa. El cambio queda fijado y Claude ya no la cambia solo. Si Claude sugiere otra etapa, la verás ahí mismo para aceptarla.
• Escribir y enviar: en la caja de abajo, con el botón ➤. El máximo es de 4.096 caracteres.
  • Si la ventana de 24 h está cerrada, WhatsApp no deja escribir sin una plantilla aprobada por Meta.
  • El aviso sobre la caja dice cuánto falta para que cierre.
• ⚡ Respuestas rápidas: textos listos según lo que escribió la clienta. Se insertan en la caja para revisarlos antes de enviar y no gastan Claude.
• Atiende: hoy solo está activo 👤 Persona. Copiloto y Claude se activarán en etapas futuras del proyecto.

Ficha de la clienta (pestañas)

Necesita a una persona: si Claude detecta un caso delicado, la clienta pasa a la lista Persona y te llega un aviso. Cuando lo resuelvas, toca ✓ Atendido: devolver al flujo. Si nadie la atiende a tiempo, el caso pasa a la superadministradora.

Embudo

• Una columna por etapa con las tarjetas de tus clientas. Arrastra una tarjeta a otra columna para cambiar la etapa.
• Vistas: Auto, Detallada, Compacta o Mínima, según cuánta información quieras ver en cada tarjeta.
• Toca una tarjeta para abrir su chat. Las ventas cerradas se archivan solas después de los días que configure la superadministradora.

Logística — Envíos y Existencias

Tu pestaña es Envíos, con dos vistas arriba: 🚚 Envíos y 📦 Existencias. No ves chats ni costos.

Envíos

Cada pedido confirmado entra solo a 📥 Por generar con un número de control interno (G-000001). La agencia define los pasos:

• Filtros por estado: Por generar, Guía generada, En camino, En ruta, En agencia, Recibidas, Incidencias, ⏰ Atrasados, Posibles errores y Todas.
• Buscar: por clienta, control o guía, y por teléfono.
  • ⚙ Más filtros: vendedora, producto, talla, agencia y fechas de creación y de envío.
  • × Limpiar quita los filtros.
• En cada envío:
  • Cambiar el estado, escribir el n.º de guía de la agencia y una nota (por ejemplo, para una incidencia).
  • 📋 Guía copia el texto con la plantilla de esa agencia, listo para pegar en su página o mensaje.
• Al marcar Recibida, la venta pasa sola a «Entregado».
• Al marcar En agencia, se le avisa a la vendedora para que le escriba a la clienta, si esa opción está activa.
• 🔔 Avisar a la vendedora: mándale un aviso al instante, por ejemplo «el delivery llegó y la clienta no responde». Es la forma de avisar en los envíos inmediatos.
• Atrasos: si un envío se queda quieto más días de los configurados, te llega un recordatorio. Llega como máximo uno al día por envío, de 7 a. m. a 9 p. m., y el envío aparece en ⏰ Atrasados.
• Descargar: el botón de Excel baja la lista con los filtros que tengas puestos.

Existencias (inventario)

• Unidades por producto (modelo, color y talla) y por almacén. Puedes buscar, filtrar por almacén o ver solo lo que está bajo. ⚠️ marca lo que está por debajo del mínimo o del punto de reorden del producto.
• ⇅ Conteo, traslado, salida, devolución o inventario inicial: registra cada movimiento con producto, almacén, cantidad y concepto.
  • Ajuste por conteo (+ / −).
  • Traslado entre almacenes.
  • Salida: muestra, regalo o uso interno.
  • Devolución de una clienta.
  • Inventario inicial.
• Ventas sin descontar: ventas entregadas que todavía no salieron del inventario. Toca Descontar para sacarlas, o No descontar si no aplica (por ejemplo, una venta anterior al inventario inicial).
• Historial (kárdex): al abrir un producto ves todas sus entradas y salidas.
• Inventario bajo: te llega una alerta cuando a un producto le quedan menos unidades que el mínimo, si la superadministradora te incluyó. El botón Ver existencias te lleva directo.

✦ Asistente

Pregúntale por envíos y existencias, por ejemplo «¿qué envíos están atrasados?» o «¿cuántas fajas invisibles talla M quedan?». Puede proponerte avisarle a una vendedora, pero el aviso solo se envía si tú lo confirmas.

Administradora — Finanzas y Envíos

Ves Finanzas y Envíos. En Envíos haces lo mismo que logística (sección anterior). En Existencias, además, ves costos, valor, precio y margen, y creas productos. No ves los chats.

Todo se lleva en dólares. Arriba eliges el periodo (desde–hasta) y la base para pasar los Bs a dólares: Binance (gerencial, la normal) o BCV (fiscal). Casi todas las listas tienen ⤓ Excel.

Reglas que debes saber

• Un comprobante verificado o rechazado ya no lo puede cambiar una vendedora. Si hay un error, lo corriges tú.
• En un mes cerrado no se puede registrar, cambiar ni borrar nada, tampoco comprobantes. Hay que reabrirlo primero.
• Las cuentas del sistema (⚙) se pueden renombrar, pero no borrar ni desactivar.

✦ Asistente: consulta pagos, cuentas, finanzas, envíos y existencias. Por ejemplo: «¿Qué clientas confirmaron pedido y no han pagado?» o «¿Cuánto hay en las cuentas?».

Superadministradora — todo, más Métricas, Informe y Ajustes

Haces todo lo de las secciones anteriores y ves los chats de todas las vendedoras. En la ficha de cada chat puedes asignar o cambiar la vendedora. Además:

• 🛡 Avisos: preguntas que las vendedoras le hicieron a Claude fuera del tema de ventas.
• Escalamientos: te llegan las clientas que necesitaban a una persona y nadie atendió a tiempo.

Métricas

• Tarjetas:
  • Pronóstico de ventas.
  • Vendido en 7 días.
  • Conversión.
  • Tiempo de respuesta.
  • Contactos: total, nuevos hoy y en 7 días.
  • Alertas urgentes.
  • Calidad de atención.
  • Mensajes hoy y conversaciones activas.
  • Ticket promedio.
  • Recompra.
  • Ventas por recompra.
  • Reactivadas.
• Tablas:
  • Equipo (por vendedora).
  • Segmentos por etiqueta.
  • Embudo de ventas.
  • Modelos y usos más pedidos.
• Periodos: son fijos (hoy y 7 días). Para otros periodos, pregúntale al ✦ Asistente, por ejemplo: «¿cuántas personas escribieron este mes y cuántas compraron?».

Informe

• Informe de ventas y atención redactado por Claude, del negocio completo o de una vendedora («Ver informe de…»).
• «Generar informe ahora» lo crea al momento. Si está activo en Ajustes › IA, también se genera solo cada día.

Ajustes

Reglas que no cambian y preguntas frecuentes

Reglas

• Claude nunca le escribe solo a una clienta: sugiere, y una persona revisa y envía.
• Lo que el asistente propone (un aviso, por ejemplo) solo se hace si una persona lo confirma.
• Nada de dinero entra a las cuentas desde el chat de finanzas sin aprobación de la administradora.
• Nadie puede ver tu contraseña, ni siquiera la superadministradora: solo puede darte una temporal.
• Cada nivel ve solo lo suyo, aunque escriba la dirección de otra pantalla.

Preguntas frecuentes

Este manual se actualiza con cada versión del CRM.